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Gemeindeverband Wirtschaftshof Aschachtal - Die oberösterreichischen Gemeinden Aschach an der Donau, Hartkirchen, Pupping und Stroheim haben sich bereits im Jahr 2010 dazu entschlossen ihre Kräfte im Bereich ihrer Wirtschaftshöfe zu bündeln, um sich gemeinsam effizient und stark für die Zukunft aufzustellen. Mit dem Projekt war auch die Frage eines gemeinsamen Standortes verbunden. Am 21.9.2020 wurde der neue gemeinsame Wirtschaftshof feierlich eröffnet. 16 Mitarbeiter betreuen nun schon seit 2 Jahren sehr erfolgreich von einem Standort aus rd. 90 km² Gemeindefläche, 300 Straßenkilometer und erbringen wichtige kommunale Infrastrukturleistungen für rd. 10.000 Bürger*innen in der Region. Von Philip Parzer, KDZ
Das KDZ durfte die vier Gemeinden in der Realisierung dieses Vorhabens begleiten. In enger Zusammenarbeit mit den Gemeinden und der neuen gemeinsamen Wirtschaftshofleitung wurde beginnend im Jahr 2018 Schritt für Schritt die organisatorische Umsetzung vorbereitet. In der Projektbegleitung wurde u.a. an folgenden Schwerpunkten gearbeitet:
Gemeinsame strategische Ausrichtung schaffen. Jedes erfolgreiche Kooperationsprojekt braucht zu Beginn ein gemeinsames Verständnis der politischen Entscheidungsträger darüber, was mit der Kooperation erreicht und unter welchen Rahmenbedingungen die Zusammenarbeit erfolgen soll.
In einer Strategieklausur wurden vor dem offiziellen Projektstart wichtige Eckpunkte der Kooperation diskutiert (z.B. Welche Aufgaben soll der Gemeindeverband zukünftig übernehmen? Wie soll die Abstimmung zwischen den Gemeinden und dem gemeinsamen Wirtschaftshof sowie innerhalb des Gemeindeverbandes erfolgen etc.?)
Ergebnis dieses Prozesses war ein gemeinsames „Go“ sowie ein gemeinsames Verständnis zu den zu bearbeitenden Aufgabenpaketen.
Organisation und Abläufe neu ausrichten. Eine gemeinsame Bauhoforganisation erfordert ein funktionierendes „Betriebssystem“ von den Aufgaben und Leistungsstandards, über die Zuständigkeiten und Kompetenzen im Gemeindeverband und Wirtschaftshof bis hin zu einer Klärung der innerbetrieblichen Abläufe wie Zeiterfassung und Leistungsverrechnung.
Gemeinsam mit den Bauhofleitungen wurden die bisherigen Aufgaben und Leistungsstandards in den 4 Gemeinden erhoben, wodurch transparent wurde, welche Tätigkeiten, wo und mit welchen Personalbedarf und Geräteeinsatz erbracht werden. Dies war ein wichtiger Schritt, um die erforderliche Transparenz zu den Aufgaben und Leistungen zu schaffen sowie mögliche Potenziale für Effizienzsteigerungen durch eine gemeinsame Aufgabenerledigung zu identifizieren. Auf dieser Grundlage konnte das neue Leistungsprogramm des Wirtschaftshofes sowie der erforderliche Personalbedarf eingeschätzt werden.
Führungs- und Managementstrukturen aufbauen. Hier wurden vor allem die Befugnisse und Kompetenzen im Gemeindeverband, der Wirtschaftshofleitung sowie die Zugriffsmöglichkeiten der Gemeinden auf die Leistungen des Wirtschaftshofes erarbeitet. Mit dem Auftragswesen wurden sogenannte Daueraufträge, die typisch wiederkehrende Tätigkeiten darstellen (z.B. Winterdienst, Straßenkehrung etc.) definiert und mit den erforderlichen Qualitätsniveau hinterlegt (z.B. Intervalle Kehrarbeiten, Leistungsstandards Winterdienst etc.). Im Bauhofteam selbst wurden Kompetenzbereiche (z.B. Grünflächenpflege, Straßenerhaltung etc.) geschaffen und somit Spezialisierungen der Mitarbeiter ermöglicht, die erst durch ein größeres Bauhofteam realisierbar sind. Auch die mittel- und langfristige Arbeitsplanung ermöglicht nun in einem größeren Team Auslastungsspitzen besser abzufangen und großflächige Arbeiten effizienter durchzuführen.
Personal zusammenführen. Dieser Punkt ist sicherlich einer der schwierigsten, zumal ein gemeinsames Team nicht von Beginn weg unter den neuen Rahmenbedingungen und ohne „Aufwärmphase“ starten kann. Während des gesamten Projektes wurde deshalb ein besonderes Augenmerk auf Beteiligungsmöglichkeiten der Mitarbeiter gelegt. Neben Teaminterviews zu den persönlichen Erwartungen an die gemeinsame Kooperation wurden die Mitarbeiter auch in die laufenden Planungsarbeiten des neuen Standortes und Fuhrparkausstattung einbezogen. Zentraler Pluspunkt der Kooperation sind neben einer zeitgemäßen technischen Ausstattung die Erleichterungen in den täglichen Abläufen, wie auch die besseren Vertretungsmöglichkeiten in einem größeren Bauhofteam.
Neudimensionierung des Fuhrparkes. Kein schlagkräftiger Bauhof ohne zeitgemäße Fuhrparkausstattung. Um den Zustand der bestehenden Fahrzeuge und Gerätschaften einschätzen zu können wurde ausgehend von einer Analyse zentraler Fuhrparkdaten (Baujahr, Einsatzgebiet, Kilometer- und Betriebsstundenleistung, Reparaturaufwände etc.) und Zustandsbewertung der zukünftige Fuhrparkbedarf ermittelt. Startpunkt für die Bedarfsanalyse war die Planung des zukünftig gemeinsam zu erbringenden Winterdienstes (Mix and Eigen- und Fremdleistung), um darauf aufbauend den Mindestbedarf an Fahrzeugen abzuschätzen. Durch die entsprechenden Fahrzeugmodifikationen und Aufbauten konnte ein dem zukünftigen Leistungsniveau entsprechender Fuhrparkbestand ermittelt werden, mit dem eine größtmögliche Auslastung sichergestellt wird.
Fazit. Es hat sich wieder gezeigt, dass erfolgreiche Kooperationen neben der Aufbereitung der notwendigen Planungs- und Entscheidungsrundlagen eine starke und konstruktive Zusammenarbeit der Bürgermeister, Gemeinden und all jener, die die Kooperation in die Umsetzung führen (v.a. Wirtschaftshofleitung, GF des Gemeindeverbandes erfordert) braucht. Aus unserer Sicht ein wegweisendes Beispiel wie Gemeindekooperation funktioniert. Mehr zu den Erfahrungen der Projektumsetzung gibt es auch im KDZ Podcast zum Nachhören.